Open space no escritório: o que faz ao cérebro e à concentração

Estudos recentes mostram até que ponto os espaços abertos exigem da concentração e põem os nervos à prova.

Desde a explosão do trabalho híbrido, muitos escritórios passaram a parecer mais pequenos, mais densos e mais agitados. Enquanto os departamentos de RH discutem regras de teletrabalho, outra conversa decorre quase sem alarido: o que é que estes espaços abertos fazem, afinal, à nossa cabeça - e porque é que um dia num escritório em open space tantas vezes soa a “dobro” de cansaço quando comparado com um dia de trabalho normal?

Quando o posto de trabalho leva o cérebro ao limite

Os open spaces são frequentemente apresentados como modernos, comunicativos e eficientes: poucas divisórias, transparência, e toda a gente teoricamente disponível a qualquer momento. Na prática, muitos profissionais lidam com ruído, interrupções constantes e a sensação de nunca conseguirem entrar verdadeiramente “em modo de foco”.

Foi precisamente esse o ponto de partida de um estudo espanhol. A pergunta dos investigadores foi simples: será que, num escritório aberto, o cérebro tem mesmo de se esforçar mais do que numa sala individual pequena - mesmo quando as tarefas são exactamente as mesmas?

Para o testar, equiparam 26 pessoas, entre meados dos 20 e os 60 e muitos anos, com auscultadores EEG móveis. Estes dispositivos registam, através de sensores no couro cabeludo, a actividade eléctrica do cérebro. Os participantes executaram tarefas típicas de trabalho do conhecimento: ler e responder a e-mails, manter notificações sob controlo, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

As tarefas mantiveram-se; o que mudou foi apenas o ambiente:

• um open space clássico, com outras pessoas à vista e ao alcance do ouvido
• uma pequena cabine de trabalho semi-envidraçada, onde existia claramente mais silêncio do ponto de vista acústico

As medições focaram-se na região frontal - onde se situam áreas-chave para atenção, foco e filtragem de distracções.

O que as ondas cerebrais revelam sobre escritórios em open space

De forma geral, a actividade do cérebro pode ser descrita através de diferentes padrões de ondas, associados a estados distintos. Numa versão muito simplificada:

• Ondas gama (Gamma): pensamento intensivo e altamente concentrado
• Ondas beta (Beta): alerta activo, aumento de inquietação ou nervosismo
• Ondas alfa (Alpha): atenção mais relaxada, tendência para um modo mais passivo
• Ondas teta (Theta): aprofundamento interno, fadiga mental, uso do “armazenamento” de curto prazo
• Ondas delta (Delta): sono profundo

O resultado mais marcante do estudo foi este: a mesma actividade produziu padrões praticamente opostos entre a sala individual e o open space.

No espaço individual silencioso, o cérebro precisou de cada vez menos energia ao longo da tarefa - no escritório aberto, precisou de cada vez mais.

Na cabine, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma clara com o tempo. Isto sugere que o cérebro “entra no ritmo” e passa a resolver as tarefas com menor esforço. A concentração mantém-se estável e o “motor” mental trabalha de forma mais descontraída.

No open space, o cenário foi diferente: as ondas gama - associadas a processos de pensamento sob maior carga - aumentaram de forma contínua. Ao mesmo tempo, subiram também as ondas teta, que apontam, entre outros aspectos, para desgaste mental e maior recurso às capacidades da memória de trabalho. Duas outras métricas - grau de activação e engagement - também cresceram de forma evidente.

Em termos práticos, isto significa: para produzir o mesmo resultado, o cérebro num open space tem de operar de forma sustentada num patamar mais elevado. É como se estivesse permanentemente em “marcha lenta” com turbo ligado.

Porque “ignorar” distracções não resulta

Muitos profissionais dizem: “Eu simplesmente bloqueio isso.” Os dados apontam noutra direcção. Mesmo quando achamos que estamos a deixar ruídos e movimentos “passar”, existe um sistema de filtragem que, em segundo plano, tem de classificar e ordenar esses estímulos.

Cada “não ouvir” e “não ver” consome energia sem darmos conta - hora após hora.

Num espaço individual silencioso, há pouco para filtrar. Os estímulos sonoros e visuais mantêm-se baixos e a mente consegue direccionar-se quase por completo para a tarefa. Num open space, pelo contrário, surgem continuamente fragmentos de conversa, telefones a tocar, colegas a passar, notificações, teclados, e toda a micro-agitação típica de um espaço aberto.

O estudo mostrou ainda que as pessoas não reagem todas do mesmo modo. Em alguns participantes, a actividade cerebral no open space quase “disparou”; noutros, as alterações foram mais moderadas. Tudo indica que certas pessoas são bastante mais vulneráveis a distracções em espaços abertos do que outras.

Stress, humor, satisfação: o que apontam outros estudos

A investigação espanhola não é um caso isolado. Vários trabalhos científicos dos últimos anos desenham um quadro consistente.

O ruído faz subir de forma clara os indicadores de stress

Num estudo controlado com 43 participantes, investigadores compararam escritórios abertos com ambientes mais silenciosos. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele (um marcador de resposta ao stress) e analisaram expressões faciais com recurso a IA.

• o humor negativo aumentou cerca de um quarto em zonas ruidosas e abertas
• o stress fisiológico subiu aproximadamente um terço

Em paralelo, outros estudos mostram que conversas de fundo e níveis de ruído constantes pioram de forma mensurável o desempenho em tarefas cognitivas exigentes. As pessoas distraem-se com maior facilidade e demoram mais tempo a recuperar o foco.

Os open spaces deixam muitos trabalhadores insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão clara: quem trabalha em estruturas abertas avalia o seu posto de trabalho de forma significativamente pior do que quem tem gabinete próprio.

O motivo principal: demasiado barulho e pouca privacidade. O efeito faz lembrar a evolução das cadeiras ergonómicas: durante anos, as empresas subestimaram a carga física; hoje, uma cadeira má é vista como um risco para saúde e produtividade. No caso da carga acústica e visual, muitas organizações ainda estão no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das suas equipas

O trabalho do conhecimento depende de concentração sem interrupções. Períodos longos sem toques, perguntas, teclas a bater ou pessoas a passar não são um luxo - são a base da qualidade e da velocidade.

Ainda assim, muitos escritórios são planeados a pensar sobretudo em eficiência de área e numa “atmosfera criativa”, e menos na carga cognitiva. Um exemplo em sentido contrário é a sede da LinkedIn em San Francisco: aí, o número de secretárias clássicas em open space foi reduzido para metade. Em troca, surgiram mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas dedicadas a trabalho silencioso e concentrado.

Quem tem de alternar entre tarefas também precisa de poder alternar entre tipos de espaço - tal como se escolhe a ferramenta conforme o trabalho.

Alavancas concretas para reduzir o stress mental

Organizações que repensam os seus espaços podem actuar em vários pontos:

• Criar espaços de recolhimento: cabines ou salas pequenas, bem isoladas, para chamadas, raciocínio, e conversas confidenciais
• Melhorar a acústica: tectos com absorção sonora, alcatifas, painéis de parede, cortinas, mobiliário estofado
• Quebrar linhas de visão: divisórias baixas, ilhas de plantas, estantes, para reduzir movimento permanente no campo visual
• Definir zonas de forma clara: separar fisicamente áreas de troca e trabalho de equipa das zonas de foco
• Usar sound masking: ruído de fundo suave ou sinais gerados especificamente para disfarçar sons isolados mais intrusivos

Estas medidas tendem a custar mais do que um simples “mar de secretárias”. No entanto, estudos sugerem que escritórios mal desenhados geram custos escondidos: produtividade mais baixa, mais erros, mais dias de baixa médica e maior rotatividade.

O que os trabalhadores podem fazer por conta própria

Nem todas as empresas vão remodelar já. Ainda assim, quem trabalha num open space pode adoptar estratégias para aliviar a carga mental:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a períodos claros de “tempo de foco”
• bloquear no calendário blocos de trabalho sem interrupções - visíveis para a equipa
• agrupar e-mails e chats, em vez de reagir constantemente a pop-ups
• combinar zonas fixas para conversas, para reduzir chamamentos espontâneos
• escolher lugares diferentes no escritório conforme a tarefa, quando possível

Quem sente que a sobrecarga de estímulos rapidamente se transforma em stress ou fadiga deve dizê-lo de forma aberta. O estudo espanhol sugere que existe variabilidade individual - mais um motivo para que soluções rígidas “tamanho único” raramente funcionem bem a longo prazo.

Porque este tema vai ganhar ainda mais importância

Com a tendência para o trabalho híbrido, muitas empresas estão a concentrar pessoas em menos área. Em dias presenciais, quando mais gente se senta no mesmo espaço, aumentam o volume e a densidade de movimento. E é precisamente nesses dias que os colaboradores precisam de mais foco, para que o escritório seja produtivo - e não um factor de exaustão antes de regressarem ao teletrabalho.

Para quem lidera, vale a pena observar indicadores como taxas de erro, rotatividade, densidade de reuniões e baixas médicas. Muitas vezes, por trás de problemas “silenciosos” está uma mente sobrecarregada: pouco espaço de recolhimento, estímulos a mais, multitasking a mais.

Quando os escritórios são planeados como ferramentas para o cérebro - com zonas de silêncio, regras claras para interrupções e acústica tratada com seriedade - as equipas ganham uma vantagem concreta. Não porque o espaço resolva tudo, mas porque deixa, finalmente, de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.

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